Ajanda, bir tarihin yazıldığı yerden fazlası olduğunda günlük hazırlığı destekler. Hangi dosya için nerede bulunulacak, öncesinde ne yapılacak ve bu işi kim üstlenecek? Takvim ile görev listesini birbirine bağlı kullanmak, bu bilgileri aynı çalışma alanında görmenizi sağlar.
Ay görünümünden güne geçin
MİHVER ajandasında önce aylık duruşma takvimini görürsünüz. Önceki veya sonraki aya geçebilir, Bugün düğmesiyle içinde bulunduğunuz tarihe dönebilirsiniz. Duruşma olan günlerdeki işaret ve kayıt sayısı, dolu günleri ayırt etmenize yardımcı olur.
Bir günü seçtiğinizde o tarihin duruşmaları listelenir. Saat, ilgili dosya ve kayıtlı mahkeme veya salon bilgisi üzerinden hazırlığınızı kontrol edin. İlgili dosyaya geçerek evrakları ve dosyanın diğer kayıtlarını inceleyebilirsiniz. Dar ekranlarda takvim veya geniş listeler kendi alanında kaydırılabilir.
Duruşma ile hazırlık işini ayrı kaydedin
Duruşmanın tarihi ile duruşmaya hazırlık görevi aynı kayıt değildir. Hazırlık için ayrı bir iş oluşturun; yapılacak işi açık yazın, ilgili dosyayı ve sorumlu kişiyi seçin. Varsa hedef tarihi girin. Bu ayrım, takvimde bir duruşma göründüğü halde hazırlığın kime ait olduğunun belirsiz kalmasını önler.
- Güne başlarken seçili günün duruşmalarını inceleyin.
- Açık işler görünümünde henüz tamamlanmayan görevleri kontrol edin.
- Tüm işler görünümünde tamamlanan kayıtları da gözden geçirin.
- Arama ve filtrelerle ilgili dosya veya görevi daraltın.
Kısa bir günlük kontrol alışkanlığı oluşturun
Günün başında yalnız bugüne bakmak yerine yaklaşan kayıtları da kontrol edin. Bir iş tamamlandığında durumunu güncelleyin; böylece ekip başka bir kişiden sözlü bilgi beklemeden listeden ilerleyebilir. Görev başlıklarını, sonucu anlaşılacak kadar somut tutun.
Örneğin “dosyaya bak” yerine “örnek sözleşmenin eklerini kontrol et” gibi bir başlık, görevi devralan kişinin ne yapacağını anlatır. Ekip büyüdüğünde işe yarayan düzen, kişisel hafızaya değil kaydın açıklığına dayanır.
Takvimin kullanım sınırını bilin
Ajanda kayıtlı tarihleri ve işleri gösterir. Bu yazı hukuki süre hesaplama rehberi değildir. Somut dosyanızdaki süreleri ve tarihleri yetkili kişilerle ayrıca doğrulayın; yazılıma girilen bilginin doğruluğu da çalışma düzeninin bir parçasıdır.