Birlikte çalışmak herkesin aynı kayıtlara sınırsız erişmesi anlamına gelmez. Firma yöneticisinin, avukatın, personelin ve müvekkilin ihtiyacı farklıdır. Kullanıcı hesabını kişinin yaptığı işe göre düzenlemek, günlük çalışmada hem açıklık hem kontrol sağlar.
Her kişi için ayrı kullanıcı oluşturun
Ortak bir hesabı ekip içinde paylaşmak yerine her kullanıcıya kendi hesabını verin. MİHVER'de bir kullanıcı başka bir yerde giriş yaptığında önceki oturumu kapanır. Ayrı hesaplar, işlemleri yapan kişiyi ve kayıt geçmişini takip etmeyi de kolaylaştırır.
Firma yöneticisi ekip ekranında etkin üyeleri, kullanıcı kotasını ve özel rolleri görebilir. Yeni üye eklerken kişinin temel rolünü seçin. Kullanıcı sayısını değerlendirirken bekleyen davetlerin de paket sınırına dahil olabileceğini göz önünde bulundurun.
Önce temel rolü, sonra özel izinleri belirleyin
Temel rol, kullanıcının çalışma alanındaki görevini ifade eder. Gerektiğinde özel kısıtlayıcı rol ile erişimi daha dar bir izin kümesine indirebilirsiniz. Özel rol, pakette olmayan bir modülü veya temel rolün izin vermediği bir işlemi açmak için kullanılmaz.
- Firma yöneticisi ofis ayarları ve ekip yönetiminden sorumludur.
- Avukat ve personel tanımlanan rol ve izinlerle çalışır.
- Bireysel müvekkil hesabında ilgili kişi kapsamı seçilir.
- Kurumsal müvekkil hesabında ilgili şirket kapsamı seçilir.
Müvekkil hesabında kapsamı kontrol edin
Bir müvekkil hesabını açarken yalnız rol adını seçmek yeterli değildir. Kullanıcının hangi kişi veya şirketle ilişkili olduğunu da doğru tanımlayın. İzin verilen dosya ve evraklar bu ilişki üzerinden süzülür. Rol değiştirirken kapsam bilgisinin yeni role uygunluğunu tekrar gözden geçirin.
Ekip değiştikçe üyelikleri gözden geçirin
Görev değişikliği, yeni ekip üyesi veya ayrılan kullanıcı; erişim düzenini yeniden kontrol etmek için uygun bir zamandır. Üyeliğin etkinliğini, rolünü ve varsa özel izinlerini inceleyin. Son etkin firma sahibini koruyan kuralların yerine geçecek ortak bir hesap oluşturmayın.
Üye satırındaki kayıt geçmişi, ilgili kişinin dosya ve evrak hareketlerini incelemenize yardımcı olur. İletişim bilgilerini düzenlemek ile üyelik erişimini değiştirmek ayrı işlemlerdir. Bir düzenlemeyi kaydettikten sonra sonucu ekranda kontrol edin.
Bu rehber ürünün ekip kullanımını anlatır; kurumunuz için kapsamlı bir bilgi güvenliği veya mevzuat uygunluğu değerlendirmesi yerine geçmez.