Bilgi ve belgeleri başvuruda toplayın, inceleyip dosyaya aktarın

Bu rehberin amacı

Aynı bilgiyi farklı yazışmalardan tekrar toplamayı azaltmak; hangi yanıtın, belgenin ve inceleme kararının dosyaya aktarıldığını tek başvuruda izlemek.

Başlamadan önce

• İşlem yapmaya uygun deneme veya abonelik; gereken dosya, evrak ve tanım modülleri ile adımın işlem izinleri.
• Aynı firmada etkin, doğru kişi veya şirkete bağlı mevcut müvekkil hesabı. Atama yeni bir kullanıcı veya ücretsiz koltuk oluşturmaz; paket kullanıcı sınırı geçerlidir.
• Şablon yönetimi firma sahibine aittir. Başvuru oluşturmak ve dosyaya aktarmak dosya oluşturma; ekleri görmek/yüklemek evrak okuma ve yükleme; tekil belge kararı evrak onay yetkisi gerektirir.

Adım adım

1. Firmanızın başvuru şablonunu hazırlayın

   Firma sahibi hesabıyla Başvuru şablonları → Yeni şablon oluştur yolunu açın. Şablon adı ve başvurana açıklamayı yazın. Sorular bölümünde kısa/uzun yanıt, sayı, tarih, seçenek listesi veya evet/hayır türünü seçin; gerekli yanıtları zorunlu yapın. İstenen belgeler bölümünde belge adı, kabul edilen biçimler, zorunluluk ve dosya sayısını tanımlayın. Bir şablonda en çok 30 soru ve 12 belge grubu; grupta 1–10 dosya sınırı belirlenebilir.

2. Yanıtın hangi dosya alanına gideceğini belirleyin

   Dosya alanına eşleme adımında uyumlu soruyu Dosya başlığı, Dosya açıklaması, Karşı taraf, Açılış tarihi, Mahkeme adı veya Dosya türü hedefiyle eşleyebilirsiniz. Özel dosya alanını adıyla ara ile aynı firmadaki etkin, uyumlu türdeki özel alanı seçin. Her hedef bir soruya bağlanır. Mahkeme adı ve Dosya türü metin eşlemesidir; kayıtlı mahkeme/tür ilişkisini aktarım formunda ayrıca kontrol edin.

3. Kaydedin ve ayrı bir sürüm yayımlayın

   Taslağı kaydet ile düzenlemeyi saklayın; ardından Yeni sürüm yayımla ile kullanıma açın. Yeni başvurular yayımlanan sürümü kullanır. Sonraki şablon değişikliği veya yeni yayın, önceki başvurunun soru ve belge listesini değiştirmez. Pasifleştir yeni atamaları kapatır; eski başvuruları silmez.

4. Başvuruyu doğru mevcut hesaba atayın

   Başvuru ve belge toplama → Yeni başvuru bölümünde yayımlanmış şablonu seçin. Dolduracak hesap alanında aynı firmadaki doğru bireysel veya kurumsal hesabı belirleyin; isterseniz inceleyen, teslim günü ve açıklayıcı başlık ekleyip Başvuru oluştur kullanın. Yalnız atanan hesap kendi girişinden bu başvuruyu doldurur; aynı şirkete bağlı başka bir hesap atamanın yerine geçmez.

5. Yanıtları doldurun ve özgün belgeleri ekleyin

   Atanan hesap Başvuru ve belge toplama listesinden Başvuruyu aç ile ilerler. İstenen bilgiler bölümünü doldurun. İstenen belgeler içinde Belge seçin veya buraya sürükleyin alanından yükleyin; her dosya en fazla 15 MB ve şablonun izin verdiği biçimde olmalıdır. Yükleme, henüz kaydedilmemiş yanıtları silmez; bu yanıtları ayrıca Taslağı kaydet ile saklayın. Word ve UDF yüklemelerinde PDF dönüşümü denenir. Başarısız dönüşümde özgün dosya korunur ve uyarı görünür; mevcut PDF, özgün PDF olarak indirilir.

6. Eksikleri tamamlayıp incelemeye gönderin

   Sunucudaki kayda göre eksikler listesini kontrol edin. Yanıtları kaydettikten ve gerekli belgeleri yükledikten sonra İncelemeye gönder kullanın. Eksik zorunlu yanıt veya belge varsa önce gösterilen gereksinimi tamamlayın. Gönderim, yanıtları ve ekleri o andaki sürümleriyle Gönderim geçmişi altında saklar; başvurunun gönderilmesi belge veya dosya onayı değildir.

7. Başvuruyu ve her belgeyi ayrı değerlendirin

   Yetkili ofis hesabıyla başvuruyu açın. Belge kartında özgünü inceleyin, Belge inceleme gerekçesi yazın ve Belgeyi uygun bul veya Belgeyi geri çevir kararını verin. Başvurunun bütünü için Ek bilgi iste, Başvuruyu reddet veya uygun durumda Başvuruyu iptal et ayrı gerekçeli işlemlerdir. Ek bilgi istenirse atanan hesap düzenleyip yeniden gönderir; önceki gönderim kaydı korunur.

8. İncelenen başvuruyu gerçek dosyaya aktarın

   Gerçek dosyaya aktar bölümünde eşlenmiş bilgileri gözden geçirin. Esas numarası, kayıtlı ilişkiler ve firmanızın bu dosyada zorunlu tuttuğu özel alan dahil eksik bilgileri tamamlayın. Başvuruyu dosyaya aktar, güncel dosya kotası ve yetkileriyle çalışır; gönderimdeki ekler uygun bulunmuş olmalıdır. Müvekkil bağı başvurudan korunur. Firma sahibinin dosyası onaylı, diğer yetkili personelin dosyası inceleme bekleyen durumda oluşur. İşlem tamamlanınca Oluşturulan dosyayı aç bağlantısından gerçek kaydı doğrulayın.

9. Geçmişi ve dönüşüm sonucunu takip edin

   Gönderim geçmişi seçiminden önceki gönderimleri ve eklerini inceleyin. Başvuru aynı dosyaya bir kez aktarılır; sonucu belirsiz işlemi yeni kayıt açarak çoğaltmayın. PDF dönüşümü başarısız kalmış bir Word/UDF belgesini aktarım sonrasında ilgili dosyanın Evrak merkezi üzerinden, yetkiniz varsa mevcut dönüşüm işlemiyle yeniden deneyebilirsiniz. Özgün belge saklanır; PDF hazır olduğu doğrulanmadan dönüşüm tamamlandı sayılmaz.

Beklenen sonuç

Atanan hesabın yanıtları, gerçek özel dosyaları, gönderim sürümleri ve inceleme kararları aynı başvuruda izlenir. Tamamlanan aktarım gerçek bir dosya ve ona bağlı evrak oluşturur; dosyanın onay ve erişim durumu ayrıca uygulanır.

Sorun yaşarsanız

Başvuru veya dolduracak hesap görünmüyor

Aynı firmada doğru hesapla giriş yaptığınızı kontrol edin. Hesabın etkinliği, kişi/şirket bağı, atama ve güncel izinler birlikte denetlenir. Bağlantıyı bilmek veya aynı şirkette başka bir hesap kullanmak erişim sağlamaz.

Başvuru başka bir yerde güncellendi uyarısı var

Yerel yanıtlarınızı silmeden Güncel kaydı kontrol et ile son kaydı okuyun. Ardından Güncel sürümle düzenlemeye devam et kullanıp yanıtları yeniden kontrol ederek kaydedin. Sonucu belirsiz bir işlemde arayüzdeki aynı işlemi yeniden deneme adımını izleyin; yeni başvuru veya ikinci yükleme başlatmayın.

Dosya yüklenemiyor veya PDF hazır değil

Şablondaki kabul edilen biçimi, dosya sayısını ve 15 MB sınırını kontrol edin. Word/UDF dönüşümünde servis kullanılabilirliği ve gerçek belge içeriği etkilidir; hata halinde özgün dosya korunur. Yükleme belirsizse tekrar göndermeden önce belge listesini yenileyin.

Dosyaya aktarma tamamlanmıyor

Gerekli yanıt/belge ve tekil belge uygunluk kararlarını, dosya kotasını, güncel izinleri ve aktarım formundaki zorunlu alanları kontrol edin. Başvuru, belge ve yeni dosyanın onay adımlarını ayrı değerlendirin; hata bildiriminden sonra gerçek kayıt durumunu kontrol edin.

Sık sorulanlar

İlgili rehberler

• Dava veya icra dosyası oluşturun ve onayını izleyin
• Evrak yükleyin ve UDF/Word belgesini PDF olarak açın
• Evrak kartını düzenleyin ve inceleme durumunu izleyin
• Temel rolü ve özel işlem izinlerini birlikte kullanın